L'Entrepôt

une foule d’objets prêts au réemploi :

c’est ça l’approvisionnement responsable

Conditions et procédures de mise en vente

Qu’est-ce qu’un bien excédentaire?

Qui peut acheter les biens mis en vente par l’Université Laval?

Où va l’argent de la vente?

Qu’est-ce qui peut être vendu?

Qu’est-ce qui ne peut PASêtre vendu?

Quelles sont les étapes de mise en vente d’un bien?

Qu’est-ce qu’une bonne description d’un bien?

J’ai trouvé un acheteur. Quelles sont les procédures financières?

Paiement

Transport

 

Bien excédentaire
Un bien inutilisé et qui le restera à court ou moyen terme devient un bien excédentaire.
Tous les employés de l’Université Laval ont le devoir d’identifier rapidement les biens excédentaires. Les objectifs d’une bonne gestion des biens excédentaires sont de minimiser leurs coûts de gestion (entreposage, manutention), maximiser leur valeur marchande (avant leur désuétude) et contribuer ainsi à la saine gestion des fonds publics.

 

Les acheteurs 

Les 30 premiers jours suivant l’affichage, seule une unité administrative de l’Université peut acquérir le bien pour des fins institutionnelles.

Après 30 jours, l’annonce est ouverte au public. Un citoyen, une entreprise ou un organisme peut alors acquérir le bien affiché


Revenu de la vente

L’unité administrative qui se départit d’un bien obtiendra l’intégralité de l’argent de la vente au fonds 3 – immobilisation. Cet argent pourra être affecté à l’achat d’équipements, de mobiliers ou d’ordinateurs, tel que mentionné dans le Manuel des règles financières de l’Université Laval au chapitre 3, point 6.2.2.

Biens excédentaires pouvant être vendus

Tout bien excédentaire de l’Université Laval qui :

*IMPORTANT : les supports de données informatiques font l’objet de procédures particulières. Ceux-ci ne peuvent en aucun cas être vendus à l’extérieur de l’Université Laval. Seule une unité administrative peut se porter acquéreur d’un support de données (disque dur, serveur, imprimante, télécopieur ou numériseur avec disque dur interne, etc.). Si aucune unité administrative ne réclame les supports de données, ceux-ci doivent être traités conformément à la 

Procédure de gestion des équipements informatiques en fin de vie utile.

 

Biens excédentaires ne pouvant pas être vendus

  • L’Entrepôt UL, réservé à la revente de biens excédentaires appartenant à l’Université Laval, ne peut servir à la vente de biens personnels. Les biens personnels peuvent être affichés sur Vendulaval, un site soutenu par la CADEUL.
  • Biens ne répondant pas aux conditions de mise en vente d’un bien (normes santé et sécurité, rappels, etc.)
  • Rebuts
  • Produits et matières à risques chimiques, biologiques ou radioactifs.
  • Les supports de données informatiques (disques durs, serveurs, etc.) ne peuvent être vendus à l’externe; seule une unité administrative de l’Université peut se porter acquéreur d’un support de données Procédure de gestion des équipements informatiques en fin de vie utile.

Une unité administrative qui veut se départir d’un bien ne pouvant faire l’objet de réemploi doit remplir le formulaire suivant sur le site Internet du Service des immeubles : Demande de traitement d’un bien excédentaire, d’une matière résiduelle encombrante ou de recyclage informatique.

En fonction de sa nature et de son état, le Service des immeubles s’assurera de le traiter en fonction des plus hauts standards environnementaux. Il sera réemployé si possible, puis envoyé dans la meilleure filière de recyclage existante à l’Écocentre institutionnel de l’Université Laval.

 

Étapes de mise en vente d’un bien

  1.  Assurez-vous que le bien respecte toutes les conditions de mise en vente.
  2. Obtenez l’approbation verbale de la direction de votre unité administrative (personnes déléguées en vertu de l’article 7.3 de la Politique d’acquisition de biens, de services ou d’octroi de contrats de travaux de construction de l’Université Laval). Après avoir rempli le formulaire de demande de publication, un courriel sera envoyé à cette personne.
  3. Connectez-vous avec votre identifiant UL et votre numéro d’identification personnel (NIP).
  4.  Lors de votre première vente, inscrivez-vous en créant votre compte d’utilisateur (Mon profil).
  5.  Remplissez le formulaire de demande de publication d’une annonce (placer une annonce).*
  6.  Répondez à toutes les questions des acheteurs potentiels. Donnez toute l’information que vous possédez sur le bien. Vous avez le devoir légal de déclarer tous les vices potentiels. Il est recommandé que l’acquéreur inspecte le bien.
  7. Prenez entente avec l’acquéreur sur le moment où il pourra payer et récupérer le bien.
  8.  Faites appel au responsable administratif de votre unité qui suivra les procédures de facturation pour la vente de biens excédentaires établies par le Service des finances et percevra le paiement.
  9. Une fois le bien vendu, cliquez sur J’ai vendu au bas de votre annonce. Votre annonce affichera «Vendu!» durant quelque temps sur le site, puis sera retirée et classée.

* Notez que votre demande de publication d’une annonce sera analysée par le Service des immeubles. Comptez jusqu’à un délai de 3 jours ouvrables avant que le Service des immeubles autorise la vente et que l’annonce ne s’affiche.

 

Description d’un bien
La description d’un bien devrait donner le maximum d’information possible à l’acheteur potentiel. Prendre le temps de bien décrire le bien, c’est s’assurer de minimiser le temps consacré à répondre à des questions d’acheteurs potentiels par la suite.

Par exemple :

Couleurs, fonctionnalités, nombre d’années ou d’heures d’utilisation, défaut ou bris, quantité et prix unitaire, lieu d’entreposage (pavillon), etc.

 

Les procédures financières

Faites appel au responsable administratif de votre unité qui suivra les procédures de facturation pour la vente de biens excédentaires établies par le Service des finances.

Paiement 

L’unité qui vend un bien est responsable de percevoir le paiement conformément au chapitre 10 des règles financières de l’Université Laval.

Le mode de paiement (comptant, chèque, carte bancaire, etc.) est à la discrétion de l’unité administrative, tout comme l’évaluation des risques d’une mauvaise créance. Les chèques doivent être faits au nom de l’Université Laval.

Les paiements en argent comptant ou par chèque doivent être transmis au Service des finances accompagnés du formulaire Transmission de dépôt  (SF-263).
Procédures financières vente bien excédentaire.

 

Transport

L’acquéreur est responsable de transporter et conditionner (emballer) les biens acquis.
Le transport des biens est aux risques et aux frais de l’acquéreur.
Les unités administratives de l’Université Laval peuvent faire une demande de transport auprès du Service des immeubles. Pour plus d’information, consultez le site internet du Service des immeubles et remplissez le formulaire : Demande de déménagement.